„Frau Karin Strittmatter ist in ihren Planungen sehr zuverlässig, kompetent und sorgfältig. Durch ihre Moderation und methodische Vorbereitung sind die Sitzungen der Gremien immer zielführend, motivierend und gewinnbringend gestaltet. In das komplexe Thema der Kirchenentwicklung hat sich Frau Strittmatter schnell und tief inhaltlich eingearbeitet und versteht es, ihre organisationsberaterische Kompetenz sehr gut in den Prozess einzubringen. So leistet Frau Strittmatter einen unverzichtbaren und wertvollen Beitrag zur Kirchenentwicklung 2030. Wir sind Frau Strittmatter für ihr Engagement sehr dankbar und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit ihr.“

Ihre Aufgaben sind:

• Beratung der Lokalen Projektkoordinatoren Peter Berg und Sandra Bergheim
• Methodische Planung der Sitzungen der Lokalen Projektleitung, Erstellung der Einladungen und Verlaufspläne, Moderation der Sitzungen
  In der Lokalen Projektleitung arbeiten Vertretungen aus allen Kirchengemeinden und verschiedenen Institutionen in regelmäßigen Treffen gemeinsam daran, das Lokale Projekt zu strukturieren und Optionen zu erarbeiten, wie kirchliches Leben in der neuen Pfarrei aussehen soll.
  Bisherige Themen waren u.a.:
  • IST-Analyse zu den Kirchengemeinden
  • Erarbeitung eines Votums zum Sitz und Namen der neuen Pfarrei
  • Planung, Einrichtung und Vernetzung von Arbeitsgruppen
  • Erarbeitung der Gründungsvereinbarung (mit Gestaltung eines Klausurtages)
  • Öffentlichkeitsarbeit
• Moderation der Vollversammlung aller Pfarrgemeinderäte und Stiftungsräte im Juni 2023 und Unterstützung bei den ersten Sitzungen des beschließenden Ausschusses
• Beratung der Arbeitsgruppe Innovation zur Erstellung und Durchführung einer Umfrage im Gebiet der Pfarrei St. Fridolin Bad Säckingen

„Wir konnten uns in einem Workshop über „Zentrales Büro – Veränderung als Chance“ davon überzeugen, dass Frau Strittmatter sehr kompetent den Inhalt des Workshops gefüllt hat und auch immer wieder die persönlichen Erfahrungen des einzelnen Teilnehmer sehr gut mit nehmen konnte. Ein überaus gelungener Workshop, der mit Sicherheit eine Fortsetzung bekommt.“

„Vieles galt es im Pfarrbürobereich zu überarbeiten, neu auszurichten und Zuständigkeiten zu klären. Karin Strittmatter war uns dabei eine wertvolle, freundliche Hilfe und kompetente Begleiterin, die zudem einen guten Zugang zu allen Sekretärinnen gefunden hat, was für den Prozess eine unabdingbare Voraussetzung war.“

Nachfolgend eine Auflistung, bei welchen Themen uns Fr. Strittmatter unterstützte:

• IST-Aufnahme aller Prozesse, Analyse und Empfehlungen zur Prozessverbesserung und Zentralisierung von Aufgaben
• Schulung Microsoft Outlook E-Mail und Aufgaben für eine effizientere Nutzung
• Workshop zur Verbesserung der Kommunikation (Konfliktklärung, Aufgabenaufteilung, Informationsfluss)
• Gemeinsames zentrales Postfach in Outlook — Konzept, Umsetzung, Nutzung, Schulung
• Analyse der Arbeitsplatzorganisation, Aufzeigen und Umsetzung von Optimierungen
• Neue Ordnerstruktur in der ebocloud (Konzeptionierung, Einrichtung, Umsetzung, Datenbereinigung, Datenzusammenführung)
• Erstellen von strukturierten Terminplanungen für Veranstaltungen/Aktionen/Hochfeste
• Identifizieren der Prozesse im Pfarrbüro (Prozesslandkarte)
• Erstellen von verschiedenen Handbüchern, Arbeitsanleitungen, Richtlinien, Checklisten und Vorlagen für das Pfarrbüro
• Erarbeiten und Aktualisieren einer detaillierten Verantwortungsmatrix und Stellvertretungen je Aufgabe
• Konzeptionierung der Neuorganisation im Pfarrbüro St. Alexander, Konzept Assistenz
• Einzelgespräche mit den Sekretärinnen, Supervision
• Unterstützung rund um Büroorganisation und effizienter Nutzung der vorhandenen EDV-Systeme

„Frau Strittmatter war in allen Prozessen den Pfarrsekretärinnen, dem Leiter der Seelsorgeeinheit, Pfarrer Tobias Merz und dem Vertreter des Stiftungsrates eine kompetente, wertvolle, zuverlässige und engagierte Beraterin. Nicht nur die Anregungen der Beteiligten, sondern auch die aufgrund Ihrer eigenen Wahrnehmung gemachten Feststellungen wurden professionell und fachlich orientiert mit pragmatischem Ansatz umgesetzt. Dabei haben wir Frau Strittmatter als kompetente Fachfrau und auch als menschlich ausgeglichene und freundliche Person schätzen gelernt. Wir danken ihr für ihr Engagement und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“

Im Enizelnen umfasste ihre Beratung:

• Detaillierte Ist Aufnahme in den Pfarrbüros
• Erstellen einer Stellenausschreibung für eine Pfarrsekretärin
• Bearbeitung von Arbeitsabläufen und Prozessbeschreibungen ( Buchhaltung, Gottesdienstplanung, Einkauf, Beerdigung, EDV etc.)
• Einrichten einer effizienteren Büroorganisation
• Erstellung einer Dokumentationsrichtlinie für das Handbuch Pfarrbüro und Implementierung in die ebocloud Struktur
• Analyse der Aufgabenbereiche der einzelnen Pfarrbüros und Neustrukturierung der einzelnen Handlungsfelder
• Outlook Schulung für eine professionellere Nutzung von Mail, Adressenverwaltung, Kalender und Aufgaben.
• Erarbeitung und Umsetzung einer neuen Ordnerstruktur auf der ebocloud, Unterstützung bei der Zuordnung der Datenbereiche
• Überlegungen zur effizienteren Nutzung der ebobox; Berechtigungen Inhalte
• Verabschiedung des Handbuches Pfarrbüro

„Wir haben Frau Strittmatter im Laufe der Zeit als äußerst zuverlässige und sehr engagierte Beraterin kennengelernt. Auf individuelle Wünsche von Seiten der Kirchengemeinde geht Frau Strittmatter immer mit vollster Professionalität und zu unserer vollsten Zufriedenheit ein. Aufgrund ihrer fachlichen Qualifikationen und ihrer lösungsorientierten Vorgehensweise können wir Frau Strittmatter bestens weiterempfehlen. Vor allem schätzen wir aber ihre ausgeglichene und freundliche Art.“

Die detaillierte Beratung umfasste:

• Detaillierte Aufnahme der IST-Situation in den Pfarrbüros
• Verbesserung der Arbeitsorganisation der Pfarrsekretärinnen
• Erarbeiten von effizienten Arbeitsabläufen und Prozessbeschreibungen (EDV,Buchhaltung, Gottesdienstplanung, Einkauf, Beerdigung usw.)
• Unterstützung bei der Umzugsplanung ins zentrale Pfarrbüro in lffezheim
• Einrichten einer effizienteren Büroorganisation und Ablage (digital und analog)
• Analyse der Aufgabenaufteilung, Vorschläge zur Neuverteilung und Zentralisierung von Aufgaben im Pfarrsekretariat
• Ausarbeiten von Konzepten für zentrale Aufgabenverteilung
• Klären der Verantwortlichkeiten und Stellvertretungen
• Konzept zur Anpassung der Öffnungszeiten / Telefonzeiten inkl. Anrufbeantwortertexte.
• Outlook Schulung für eine professionellere Nutzung von E-Mail, Adressen, Kalender und Aufgaben
• Einführung eines gemeinsamen E-Mail Postfachs mit Festlegung der gemeinsamen Arbeitsweise
• Erarbeiten einer neuen Ordnerstruktur auf der EBO-Cloud, Unterstützung bei der Datenzuordnung

„Frau Strittmatters Arbeitsweise zeichnet sich durch Elan und Engagement, profundem Fachwissen und Zielgenauigkeit aus. Nicht nur aufgrund ihrer fachlichenn Kompetenz können wir Frau Strittmatter jederzeit uneingeschränkt empfehlen.“

Die Organisationsberatung umfasste:

• Buchhaltung und Rechnungswesen (Wilken)
• Messstipendienabrechnung
• EDV (Outlook)
• Einkauf
• Gottesdienstplanung
• Erstellen eines Betriebshandbuchs mit Prozessbeschreibungen

„Ich kann Frau Karin Strittmatter als Coach im Bereich des Pfarrbüros einer Kirchengemeinde nur bestens empfehlen. Ich kann mir keine bessere Unterstützung bei der Organisation eines Pfarrbüros mit all seinen Aufgaben vorstellen“.

Die Organisationsberatung umfasste:

• Neuorganisation der Pfarrbüros
• Optimieren der Arbeitsorganisation der PfarrsekretärInnen:
• Professioneller Umgang mit Kundenbesuchen oder -anrufen
• Prioriätensetzung, Zeitmanagement
• Schulung in DaviP Online, KEFAS und WILKEN Kassenbuch sowie MS Office Programmen
• Organisation der Kirchenbuchführung
• Erstellung eines digitalen Layouts für das neue Pfarrblatt
• Einführung der gemeinsamen Arbeitsweise mit MS Outlook, insbesondere der Nutzung gemeinsamer Kalender udn eines zentralen Adressbuchs
• Verfassen eines Handbuchs mit Prozessabläufen
• Klären der Verantwortlichkeiten und Stellvertretungen
• Einrichten eines digitalen Ablagesystems, Optimieren der papierbasierten Ablage
• Anlegen von Personalakten inkl. Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen
• Organisation des Einkaufs, der Lagerverwaltung und des Vertragswesens
• Organisation der Assistenzfunktion des Pfarrers
• Supervision und Beratung, Konfliktmanagement