Prozessverbesserung Pfarrbüro

Prozessoptimierung – der Schlüssel zum Erfolg

In den Pfarrbüros gibt es viele verschiedene Arbeiten, die von mehreren MitarbeiterInnen und mit unterschiedlichen Vorgaben, Vorlagen und Softwareprogrammen abgewickelt werden.

Beim genaueren Hinschauen wird oft erkannt, dass gewisse Prozesse nicht rund laufen, von mehreren Personen in unterschiedlicher Weise oder mit unterschiedlichen Arbeitsmaterialien und Informationsflüssen durchgeführt werden.

Mit dem Ansatz, die Prozesse zu identifizieren, zu strukturieren und zu optimieren können gleich mehrere Vorteile erreicht werden:

  • Prozesstransparenz für ein einheitliches Verständnis
  • Klarheit im Bezug auf die Verantwortlichkeiten und Informationsflüsse
  • Verlässliche Arbeitsunterlagen und Vorlagen
  • Verkürzung der Bearbeitungszeiten
  • Zentrale Wissensbasis für alle MitarbeiterInnen

Sehen Sie hier ein Beispiel für eine Prozesslandkarte Pfarrbüro , mit der die meisten Prozesse im Pfarrbüro aufgenommen werden können.

In einem nächsten Schritt können Arbeitsabläufe beschrieben und die Wissensbasis in einem „Handbuch Pfarrbüro“ zusammengefasst werden.

Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

Arbeitsorganisation im Pfarrbüro

Konkrete Verantwortlichkeiten und Stellvertretungen für alle Aufgaben im Pfarrbüro!

Es wird zweifellos sehr viel gemacht im Pfarrbüro, doch manchmal ist auch nicht so klar, wer sich wann um was kümmert und wer die Stellvertretung übernehmen kann. Gerade weil die MitarbeiterInnen eventuell in Teizeit, versetzt oder an unterschiedlichen Arbeitsorten tätig sind, werden manchmal Tätigkeiten doppelt gemacht, oft in unterschiedlicher Weise und keiner weiß so genau, wie der Stand der Aufgaben ist.

Hier setzt die Optimierung der Arbeitsorganisation im Pfarrbüro an:

  • Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich, wer arbeitet mit und wer ist zu informieren? Gibt es bereits Stellenbeschreibungen?
  • Wer ist Stellvertreter und hat diese Person das Wissen, um die Stellvertretung zu übernehmen? Gibt es eine Urlaubsregelung?
  • Wie kann sichergestellt werden, dass alle Bescheid wissen, was genau zu tun ist?
  • Wie kann gewährleistet werden, dass alle MitarbeiterInnen über den Stand der jeweiligen Aufgabe Bescheid wissen?
  • Wie wird damit umgegangen, wenn unklar ist, was zu tun ist, oder wer etwas zu tun hat?

All diese Fragestellungen und weitere Aufgabenstellungen rund um die Arbeitsorganisation im Pfarrbüro können mit einer strukturierten Arbeits- und Aufgabenorganisation im Pfarrbüro klar beantwortet und strukturiert werden. So fühlen sich alle MitarbeiterInnen informiert, wissen genau, was sie zu tun haben und können jederzeit Auskunft über den Stand von verschiedenen Aufgaben geben.

Gehen auch Sie diesen Weg für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, verbesserte Arbeitsabläufe und ein strukturiertes und transparentes Aufgabenmanagement.

ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme und darauf, Sie und Ihr Team bei dieser Aufgabe im Rahmen der Organisationentwicklung zu unterstützen.

Kirchlicher Datenschutz

In die Praxis umsetzbare Beratung in den Themen Datenschutz und Datensicherheit.

Am 24.05.2018 ist die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) in Kraft getreten. Dies bringt eine Menge an Prüfungen und Pflichten mit sich:

Unsere Angebote:

  • Datenschutz- und IT-Sicherheitscheck: Überprüfen aller IT-Sicherheits- und datenschutzrelevanten Themen in der Pfarramtsverwaltung
  • Erstellen eines Datenschutzkonzeptes mit einer strukturierten Vorgehensweise und entsprechend der gesetzlichen Vorgaben (KDG)
  • Erstellen eines IT-Sicherheitskonzepts und Übersicht aller technischen und organisatorische Maßnahmen
  • Stellen eines externen Datenschutzbeauftragten, Schulung der Mitarbeiter
  • Praktischen Umsetzung der Anforderungen des Kirchlichen Datenschutzgesetzes (KDG):
  • Erstellen eines Datenschutzhandbuchs:
  • Erstellen von Verzeichnis von Verarbeitungsstätigkeiten
  • Informationspflicht für Datenschutzhinweise
  • Einholen von Verpflichtungserklärungen für hauptamtliche und ehrenamtliche Mitarbeiter
  • Abschließen von Auftragsverarbeitungsverträgen
  • Datenschutz im Alltag

Gerne unterstütze ich Sie in allen datenschutzrechtlichen Aufgabestellungen und freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

Kommunikation / Konfliktmanagement

Gelungene Kommunikation und gelöste Konflikten stärken jedes Team!

Erfolgreiche Kommunikation ist das A und O sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld. Wir befinden uns ständig im Gespräch mit anderen Menschen. Dabei sind viele von uns unzufrieden mit der Art, wie einige der Gespräche verlaufen. Was hilft, solche Gespräche gründlich vorzubereiten und erfolgreich zu führen?

  • Was macht Gespräche schwierig? Welche Konstellationen sind schwierig?
  • Wie kommuniziert man richtig? Die häufigsten Fehler beim Reagieren
  • Gesprächsplanung, Selbstklärung, Vorbereitung auf schwierige Gespräche
  • Gesprächsführung und Umgang mit heftigen Emotionen und herausfordernden Verhaltenstypen

Je nach Situation helfe ich mit praxisorientierten Tipps und Übungen für erfolgreiche Kommunikation – sowohl im Einzelsetting als auch zwischen den einzelnen Parteien oder im Team. 

Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

Team-, Gruppen- und Einzelsupervision

Begleitung und Reflexion von Arbeitsprozessen und Arbeitsbeziehungen.

Supervision bedeutet Übersicht, Überblick, Kontrolle – wie oft wünschen wir uns gerade dies oftmals schwierigen Arbeitsalltag.

Wo Menschen miteinander arbeiten gibt es oft Spannungen, schwierige Situationen oder Konflikte, die sich auf den Einzelnen oft belastend auswirken. Im „einfachen“ Fall geht es um Missverständnisse, Unachtsamkeiten oder den Umgangston im Alltag. Oft sind die Situationen auch gravierender und können zu Überforderung, Rollenbelastung, sowie Burn Out oder Erschöpfung führen. Die Anforderungen werden oft immer höher und wir wissen nicht, wie wir dies bewältigen können. Manchmal sind es auch neue Aufgaben oder ein neues Umfeld, welches Schwierigkeiten bereitet.

Eine Supervision kann helfen, solche Situationen nicht zu verdrängen, oder zu verleugnen sondern aktiv anzuschauen, zu reflektieren und Lösungen für bessere Arbeitsbeziehungen und mehr Arbeitszufriedenheit zu finden. In der Supervision schauen wir gemeinsam auf Erlebtes, aktuelle Probleme und Konflikte aus dem Arbeitsalltag. Dies kann sich sowohl auf Kunden, Kollegen oder die Organisation selbst beziehen.

Im modernen Arbeitsleben geht es immer mehr darum, schwierige Gespräch führen zu können, Beziehungen besser gestalten zu können und sich besser aufeinander einstellen zu können.

Supervision verfolgt das Ziel, Beziehungen der Menschen bei der Arbeit und damit auch Arbeitsergebnisse zu verbessern. Dabei gibt es unterschiedliche Schwerpunkte hinsichtlich

  • Persönlichkeit– mehr Klarheit über sich und die Wirkung auf andere erfahren. Mehr Arbeitszufriedenheit erreichen.
  • Beziehungen – wie kann ich Beziehungen aufbauen und gestalten? Wie begegne ich anderen, wie gehe ich mit Konflikten um?
  • Strukturen– wie gehe ich mit den verschiedenen Rollen um, die ich einnehmen. Wie finde ich Bewältigungsstrategien bei zu hoher Arbeitsbelastung?
  • Methoden– welche Fähigkeiten und Ressourcen brauche ich, um Probleme bei der Arbeit selbst zu erkennen und zu bewältigen?

In der Einzelsupervision findet eine berufliche Selbstreflexion statt, um die Situation von mehreren Perspektiven anzuschauen, herauszufinden welche Verhaltensweisen und welche Strategien passend für Sie sind und welche Ressourcen Sie für die nächsten Schritte. brauchen. Oft geht es auch darum etwas Ruhe in das Thema hineinzubringen und konkrete Hilfestellungen zu entwickeln.

In Gruppen oder Teams sind Fallbesprechungen und die Selbstreflexion des Teams im Vordergrund. Je nach Dringlichkeit werden auch Fragen der Beziehungen im Team, zur Organisation oder außerhalb der Organisation besprochen.

Ich biete Ihnen Supervision für Einzelpersonen, Teams und Gruppen. Nehmen Sie hier Kontakt mit uns auf.

Führungskräftetraining

Sie sind oder werden eine Führungskraft und wollen Ziele erreichen?

Führen und Begeistern von Menschen sind entscheidende Faktoren für den Erfolg oder Misserfolg eines Teams, eines Projektes, einer ganzen Organisation.

Aber nicht nur das! Ein erfolgreicher Führungsalltag ist ganz besonders auch Ihr Erfolg. Mit einer optimalen Mitarbeiterführung können Sie vieles erreichen. Wir zeigen Ihnen den Weg, wie leicht es ist, Menschen zu führen und zu motivieren und auch schwierige Gespräche in schwierigen Situationen zu führen.

Mit der (neuen) Führungsaufgabe kommt Seelsorge, Leiten und Verwalten zusammen, was nicht selten zu Spannung und Überforderung führt.
In dieser (neuen) Rolle mit den vielen neuen Aufgaben unterstütze ich Sie gerne:

  • Unterstützung bei der Führungs- und Leitungsaufgabe
  • Kennen lernen unterschiedlicher Führungsstile und –instrumente
    Erarbeiten eines persönlichen Führungsprofils und daraus abgeleiteten Handlungsstrategien
  • Konstruktiver Umgang mit Konflikten
  • Führen von Gesprächen mit Mitarbeitern, Ehrenamtlichen und weiteren Gremien
  • Kommunikationsstrategien, Aktives Zuhören und Feedback-Methoden
  • Stärken der Wahrnehmung, Selbst- und Zeitmanagement
  • Supervision zur Selbstreflexion (Einzel und/oder Team)

Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme und stehe Ihnen für ein Gespräch gerne zur Verfügung.

Seminare & Workshops

Mit themenorientierten Workshops Ziele erreichen – mit Seminaren die Kompetenz Ihres Teams steigern!

Es brodelt ein Konflikt zwischen den Mitarbeitern oder es soll ein neues Projekt ausgearbeitet erarbeitet werden? Themenorientierte Workshops sind sehr wirksam und Sie alle kommen schneller, mit Klarheit und dem notwendigen WIR-Gefühl ans Ziel.

Das Besondere an themenbasierten Workshops ist, dass sich mehrere MitarbeiterInnen für ein bestimmtes Thema einen fest definierten Zeitraum einrichten, an dem ausschließlich an dem bestimmten Thema und der Erreichung der Ziele gearbeitet wird. Am wirkungsvollsten sind themenbasierte Workshops, wenn Sie an einem anderen Ort, also nicht am Arbeitsort, stattfinden und der Prozess durch eine professionelle Moderation geführt wird.

Manchmal braucht es auch einfach praxisorientiertes Wissen, welches vermittelt werden muss, damit die täglichen Aufgaben oder neue Herausforderungen leichter, schneller und besser durchgeführt werden können und besser miteinander kommuniziert werden kann. Spezifische Seminare sind ein Kompetenzturbo für ihr Team. Seminare, die häufig gebucht werden:

  • Kommunikation, die wirkt!
    Kommunikationstechniken, Gesprächstechniken, Konfliktlösungstechniken
  • Microsoft Office Outlook
    E-Mail Flut beherrschen, Aufgaben sicher im Griff, Termine managen und überblicken
  • Microsoft Office Excel
    Tabellen, Listen, Formeln, die die tägliche Arbeiten einfacher machen.
  • Microsoft Word
    Briefe, Einladungen, Übersichten, Berichte usw. – leicht gemacht!

Mit meiner langjährigen Erfahrung in der Moderation von Workshops, Mediationen und Durchführen von Seminaren unterstütze ich Sie und Ihr Team gerne bei der Erreichung Ihrer Ziele, für mehr Klarheit und mehr Kompetenz!

Alle Workshops und Seminare nach Vereinbarung. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

 

 

Karin Strittmatter - Coaching . Consulting . Training | Römerweg 16 | D-79730 Murg +49 174 466 95 98 info@strittmatter-cct.de