Organisationsberatung für Pfarrbüros in 3 Schritten

IST-Aufnahme

  • Büro- und Arbeitsorganisation
  • Prozesse
  • Personal
  • Informationsflüsse
  • Kommunikation
    -> Empfehlungen
    -> Priorisierung

3 Tage

Umsetzungsbegleitung

  • Prozessoptimierungen
  • Prozessbeschreibungen
  • Verantwortungsmatrix
  • Pfarrbüro Handbuch, Checklisten, Formulare
  • Datenschutz
  • EDV-Unterstützung

7 Tage

„Service-Vertrag“ Pfarrbüromanagement

  • Ansprechpartner bei Fragen und Problemen
  • Unterstützung der Pfarrsekretärinnen bei neuen Anforderungen, weiteren Verbesserungen und bei Veränderungsprozessen
  • Zeitmanagement, EDV
  • Supervision

18 – 24 Tage / Jahr

IST-Aufnahme

Bereich Themen
Arbeitsorganisation Öffnungszeiten, Besucher, Arbeitsplatz, Ablagesystem, Koordination (mit Pfarrer, Kollegen, Ehrenamtliche, Kindergärten, Vereinen, Dritte usw.), Raumbelegungen, EDV-Unterstützung, E-Mail Kommunikation, Archivierung, Bank, Buchhaltung / Verrechnung, Unterstützung Pfarrer
Prozesse/Abläufe identifizieren, aufnehmen und beschreiben, optimieren Trauung, Taufe, Sterbefälle, Erstkommunion, Firmung, Austritte, Konversionen usw. inkl. Meldewesen
Koordination Gottesdienste, Hauskommunion, Messintentionen, Kollekten, Spenden, Caritas, Pfarrblatt erstellen, Einkauf/Lager, Buchhaltung, Kasse
Informationsflüsse Wer informiert wen, woher kommen Informationen, welche sind notwendig? Einbindung Datenschutz
Personal Betriebsordnung, Stellenbeschreibung, Vertretungen, Urlaubsanträge, Fortbildungsmaßnahmen, PC, Team
-> anschliessend SOLL-IST Vergleich und Erarbeitung von Empfehlungen

 

Umsetzungsbegleitung
Vorschlag Handbuch Pfarrbüro

  • Ziel: „Handwerkszeug“ mit sämtlichen Prozessen, Regeln, Kontaktinformationen usw. in einem Handbuch festhalten
  • Gliederungsvorschlag:
    • Pfarrbüro allgemein, Arbeitsorganisation, Ordnerstruktur, Prozesse, Telefonlisten usw.
    • Kirchenrecht, Kirchenbücher, Siegelführung usw.
    • Kirchliches Meldewesen
    • Datenschutz
    • Spendenwesen
    • Schriftgutverwaltung
    • Technik / EDV-Einsatz / EDV-Anwendungen
    • Wichtige Kontakte
    • Sonstiges / Checklisten / Prozesse….
    Weitere: Buchhaltung, Versicherungen, Personalwesen, Pfarrgemeinderat, Liegenschaften

„Service-Vertrag“ Pfarrbüromanagement

–> damit es im Pfarrbüro auch weiter „rund“ läuft

Unterstützung der Pfarrsekretärinnen

  • bei neuen Anforderungen, bei der Einarbeitung
  • bei weiteren Verbesserungsmöglichkeiten
  • bei Veränderungsprozessen
  • bei Bürozusammenlegungen oder Neuorganisation
  • bei der Bewältigung von Aufgaben und Optimieren des Zeitmanagements
  • bei EDV-Themen und Problemen
  • bei Supervisionsthemen
Jahresvertrag 1-2x/Monat vor Ort im Pfarrbüro
Karin Strittmatter - Coaching . Consulting . Training | Römerweg 16 | D-79730 Murg +49 174 466 95 98 info@strittmatter-cct.de